Hoe kun je slimmer Agile werken met mapping software?

Steeds meer organisaties stappen over op agile werken. Het Agile werken zag je in eerste instantie bij ICT afdelingen en deze methodiek verspreidt zich nu als een olievlek naar andere afdelingen. Uit ons onderzoek bij organisaties waarmee wij werken zien we dat het, zeker aan het begin van de transitie, nog geen consistente manier van werken is. Het is dus zoeken naar de juiste implementatiemethode om ook te borgen dat het nieuw gedrag wordt. Vaak gebruikt men ondersteunende software om werkmethoden en frameworks zoals scrum goed toe te passen.

Door Jerre Lubberts en Ronald Vijfhuizen

We hebben aan onze klanten gevraagd welke valkuilen zij ervaren binnen Agile werken, hoe ze deze valkuilen kunnen vermijden kunnen worden en waar mogelijkheden tot verbetering worden gezien. We hebben daarbij de belangrijkste lessen uit andere trajecten meegenomen en dat gecombineerd met onze ervaring met diverse visuele (mind)mapping tools als MindManager, XMind of MindMeister. De tips hebben we hieronder voor je op een rij gezet.

Tip 1. Maak een goede start door het creëren van draagvlak

Bij een Agile werkmethode als scrum staat de klant centraal. Één persoon vertegenwoordigt de wensen van de klant: de product owner. De product owner is eindverantwoordelijk is voor de (functionele) toegevoegde waarde die de men beheert in de vorm van een ‘backlog’. Een backlog is een geprioriteerde lijst waarin staat wat het team moet gaan opleveren. Bij voorkeur is dit iemand die ervaring heeft aan de gebruikerskant (in de ‘business’). Er is dus één iemand die verantwoordelijk is. Dat kan ervoor zorgen dat er veel druk op deze persoon komt te staan; de beslissingen die hij/zij neemt moeten namelijk wel de gebruikers vertegenwoordigen. Zodra de gebruikers zich niet vertegenwoordigd voelen, dreigt het traject te mislukken.

concentrische-brainstorm-uitsnede-v2

concentrische brainstorm

In veel situaties weet je nog niet precies wie alle belanghebbenden zijn en wat hun belangen zijn. Organiseer in zo’n geval eerst een ‘stakeholder mapping sessie’ om de belanghebbenden, zowel je stakeholders als je business owners, goed in kaart te brengen en te classificeren. Je kunt stakeholders bijvoorbeeld onderbrengen in categorieën zoals: actief betrekken, tevreden houden en informeren. Zo kun je tot een ‘op maat’ afgestemde communicatiestrategie komen. Als dat duidelijk is, kun je een sessie organiseren waarin alle belanghebbenden hun inspraak kunnen geven, hierbij leg je dan de behoeften en wensen van alle aanwezigen op een interactieve en visuele manier vast. Je maakt direct inzichtelijk wat eventuele afhankelijkheden zijn en wat de prioriteiten zijn.

Brainstorm

Een goede methode om dit te doen is met een zogenaamde concentrische brainstorm; een methode waarin je in tweetallen begint, vervolgens opschuift naar kleine groepen en de resultaten in de derde stap met de hele groep samenvoegt in een digitale mindmap (’livemappen’). Op deze manier kan iedereen zijn of haar inbreng kenbaar maken en ziet elke deelnemer hoe zijn of haar inbreng tijdens de bijeenkomst wordt opgenomen in het gehele plaatje. Tijdens dit proces houden alle deelnemers het overzicht en blijven ze, door de facilitator, aangehaakt en uitgelijnd; dat voorkomt onduidelijkheid en (dezelfde) discussies achteraf. Door dit gezamenlijk en visueel te doen kan iedereen zijn bijdrage leveren en voelt iedereen zich gehoord. Dit proces kun je tijdens het project een aantal keer herhalen om nieuwe informatie te krijgen van de belanghebbenden over wat er al is gedaan en wat er de komende tijd gaat gebeuren. Door ’de voting’ en ‘tagging’ functie van de mapping software kun je ook draagvlak creëren voor de keuze voor vervolgstappen en op verschillende manieren informatie opvragen uit de digitale mindmap.

Tip 2. Maak je werk overzichtelijk door te visualiseren

De uitkomst van de eerste tip is een overzicht met de behoeften en wensen van de belanghebbenden. Als er een goed gevulde backlog is, wil dat nog niet zeggen dat het team aan de slag kan. De uitdaging is deze zo op te breken en te formuleren dat er bruikbare epics en user stories uitkomen waardoor de wensen en behoeften ingevuld kunnen worden. Door dit in lijstjes te doen, of als losse elementen, kun je het overzicht verliezen waardoor de samenhang, overlap en afhankelijkheden niet goed in kaart worden gebracht.

userstoriesProbeer alle opgevoerde wensen en behoeften, te beginnen met degene die een hoge prioriteit hebben, visueel op te breken zodat ze goed in te schatten zijn. Door dit visueel in een mindmap te doen hou je overzicht en kun je de verbanden aangeven. Je houdt daarmee zicht op de wensen en behoeften en ziet of die goed worden afgedekt door de kleiner gemaakte werkzaamheden.

User stories

Uiteindelijk zie je zo in één oogopslag of de kleinere taken samen leiden naar het oorspronkelijke doel, of dat er nog iets mist. Hoe kleiner de user stories, hoe makkelijker het wordt om deze op te nemen in een sprint en concreet te maken.

Je kunt in dit overzicht, door slim gebruik te maken van de mogelijkheden van de mapping software, ook direct de afhankelijkheden, soorten werkzaamheden, het aantal geschatte en verbruikte punten  kwijt.

Nadat de structuur van je user-stories en epics duidelijk is kun je deze importeren in ondersteunende software (zoals Jira) om deze daarin verder te beheren. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat je met deze visualisatie de verwachting van stakeholders beter kan managen. Door regelmatig te communiceren met de meest invloedrijke stakeholders over wat je aan het bereiken bent en langs welke weg, voorkom je de vraag die vaak uit de lucht komt vallen: “Allemaal prima, maar het moet eerder af zijn dus regel het maar”.

Tip 3. Hergebruik het denkwerk

Een sprint is maar een korte tijd (vaak twee weken) en geeft dus weinig ruimte voor onduidelijkheden. Eén van de veelvoorkomende redenen dat een sprint niet wordt gehaald, is dat het toch blijkt dat een ingeplande user-story nog niet helemaal duidelijk was.

De meeste teams organiseren vergaderingen om dit duidelijk te krijgen. In die vergaderingen worden veel vragen gesteld aan de product owner, andere teamleden en mensen buiten het team. Deze vragen worden dan beantwoord en de antwoorden worden verwerkt in de user-story, maar de vragen zelf worden vergeten en moeten bij elke user-story weer opnieuw worden bedacht.

Je zal merken dat veel vragen vaak terugkomen (bijvoorbeeld: ‘Wat is het minimale dat af moet zijn?’ of ‘Zijn er afhankelijkheden van buiten het team?’ etc.). Neem de vragen waarvan je denkt dat die vaker terug zullen komen op in een overzicht, bijvoorbeeld als onderdeel van de Definition of Ready (waarin wordt beschreven wanneer een user-story klaar is om in een sprint te plannen). Op die manier kan bij het beschrijven van de user-story al direct rekening worden gehouden met deze vragen.

Vragen

Door elke keer vanaf het begin al door de vragen heen te lopen, en direct de antwoorden op te schrijven zullen er steeds minder losse eindjes zijn. Dat zal leiden tot kortere sessies om de werkzaamheden concreet te krijgen en minder onduidelijkheden in een sprint.

Hetzelfde kun je doen met de vragen die worden gesteld wanneer het team denkt dat een user-story af is. Dit kun je dan opnemen als onderdeel van de Definition of Done (beschrijving waarin staat waar iets aan moet voldoen om ‘af’ te zijn). Op die manier krijg je een dynamische Definition of Done en Definition of Ready en kun je sneller leren van elke sprint en bijeenkomst.

Tip 4. Slimmer en effectief evalueren

Aan het einde van een sprint wordt deze altijd geëvalueerd (retrospective) om het proces zo elke keer een stukje beter te maken. Dit wordt vaak gedaan met post-its waarop iedereen aangeeft wat goed ging en wat beter kan. Dan wordt er gestemd op de verbeterpunten en voor het hoogste gewaardeerde verbeterpunt wordt een actie gemaakt welke weer wordt meegenomen naar de volgende sprint. Maar wat gebeurt er met de overige informatie die door het team is opgedaan en opgeschreven?


retro-v2Vaak moet de scrum-master deze overtypen en ergens bewaren of er wordt niks mee gedaan en verdwijnt deze informatie in het ‘ronde archief naast het bureau’. Het is echter juist erg leerzaam om de leerpunten over langere termijn te bekijken. Zo zie je snel of dezelfde verbeterpunten vaak voorkomen, of dat juist iets wat goed ging uit het zicht verdwijnt.

Mindmap

Om leerpunten om te kunnen zetten tot nieuw, beter gedrag is het verstandig en effectief om de evaluatie direct digitaal op een scherm te doen door middel van livemappen. Door dit in een mindmap te doen kun je makkelijk structuren, clusteren en stemmen. Achteraf is er dan geen extra werk meer voor de scrum-master en je hebt je oude evaluaties en acties altijd bij de hand.

In een mindmap kun je voor elke sprint een nieuwe ‘tak’ aanmaken, waardoor je over langere tijd de uitkomsten van de ’retrospectives’ bij elkaar houdt. Gebruik deze evaluaties ook om te grotere lijnen te zien. Als andere teams waar je mee te maken hebt dit op dezelfde manier doen, creëer je ook snel een overzicht van alle gezamenlijke verbeterpunten van de teams.

Tip 5. Beheer kennis actief

Bij agile werken is het vaak een gewoonte niet al te veel te documenteren. Eén van de elementen uit het agile manifest is: “Werkende software boven allesomvattende documentatie”. Het risico hiervan is dat wanneer er mensen uit het team verdwijnen ook de kennis verdwijnt. We zien vaak gebeuren dat iemand een team verlaat en het niet precies duidelijk is welke kennis hij dan met zich meenement.

kenniskringloopHet eerste wat je inzichtelijk wil maken is waar welke kennis aanwezig is. Zeker bij het opzetten van teams is kan dit erg helpen, op basis van de kennis van de mensen kan je teams goed indelen. Bij lopende projecten wil je weten wat het kennisniveau is en hoe de kennis verdeeld is over de teams.

Kennis

Door een kennisinventarisatie op te zetten bij alle projecten en teams wordt duidelijk wie welke kennis heeft en waar een tekort is of waar een risico schuilt. Zeker bij grotere projecten, waar veel verschillende teams aan werken, maakt een kennisinventarisatie veel inzichtelijk.

Wanneer duidelijk is welke kennis benodigd is en welke kennis er aanwezig is, kan de kennis proactief worden beheerd. Je zou teams bijvoorbeeld anders kunnen verdelen om te zorgen dat verschillende soorten kennis aanwezig is in een team, kennis onderling wordt overgedragen of dat mensen op kunnen worden opgeleid. Wanneer iemand het team of de organisatie verlaat, is door de vastlegging direct duidelijk welke kennis diegene heeft en of het in de organisatie geborgd is. Bij kennis die belangrijk is voor bedrijfskritische processen is een goede methode het opstarten van kenniskringen om kennis actief te beheren, valideren en te activeren.

Tip 6. Werk vanuit een interactief team- of projectdashboard

Door een dashboard op te zetten met het team kun je alles rondom het project op één plek beheren. Dat kan op papieren vellen of ook digitaal. Het voordeel van een digitaal dashboard opgezet in een mapping tool is dat je naast informatie ook verwijzingen op kan nemen; links naar documentatie, presentaties,  bronnen, (organisatie)nieuws, etc.

releaseplanningEén van de voordelen van Agile werken is dat je continu kan bijstellen; er blijken toch andere behoeften te zijn, of iets wat is ingepland zou toch anders uitgewerkt moeten worden. Door dit voortdurende afstemmen kunnen ineens user stories en andere werkzaamheden verschuiven. Die verschuiving kan er echter wel voor zorgen dat het wat onoverzichtelijk wordt wat nu precies in welke ‘release’ (versie) past. Ook kan het niet meer duidelijk worden wat de verbanden tussen de functionaliteiten zijn. Verwerk daarom een tijdlijn in je dashboard waarin je eenvoudig kan herschikken en automatisch wordt berekend of de planning gaat passen. Zo houd je goed overzicht over de nieuwe werkzaamheden en versies. Een dergelijke visualisatie helpt je ook bij het managen van de verwachtingen van de belangrijkste stakeholders en het definiëren van het ‘minimal viable product’ (MVP).

Door de verschillende overleggen direct in het dashboard te verwerken hou je altijd een actueel overzicht van de sprint, en vanuit een actueel overzicht kun je beter sturen. De afbeelding hieronder geeft een beeld van de aspecten rondom het werkproces en de onderdelen die samenkomen in een dashboard. Waarbij in de blauwe zeshoeken wordt aangegeven welke informatie direct wordt vastgelegd in een interactief dashboard. De visualisatie hieronder kan je gebruiken om iedereen uit te lijnen op een hoger abstractieniveau.

Tip 7. Beheer het hele project vanuit mapping software

mindmap-sessies-agile-v2Nog een stap verder dan het team- of projectdashboard met eerder genoemde tips, is om het hele project te beheren vanuit een mindmap. Op die manier kun je vanaf ’het helder krijgen van de wensen en behoeften’ (tip 1), de breakdown (tip 2), en het specificeren van de user stories (tip 3) nog verder structureren door alles samen te voegen in een interactief mindmap dashboard. Hier staat een voorbeeld van het beheren van een project in mapping software (in dit voorbeeld MindManager). Door creatief gebruik te maken van iconen, tags, en eigenschappen kun je door de mindmap te ’filteren’ veel managementinformatie beschikbaar maken. Door je map goed in te richten kun je verschillende ‘uitsnedes’ maken van alle informatie. Zo kun je dus op verschillende manieren naar dezelfde map kijken.

Kanban

Je kunt met het team zelf bepalen tot welk niveau je zaken wilt bijhouden in de mapping software en wat je bijvoorbeeld op een fysiek bord wilt doen. Het werkt vaak goed om de wensen en behoeften, epics, user-\ stories en sprints in MindManager te beheren, maar de taken van de sprint zelf op een bord. Maar ook de taken kunnen goed in de map worden beheerd met een ‘kanban’.

Zeker bij kleinere organisaties hebben we gemerkt dat aparte software om je user stories etc. in te beheren iets teveel van het goede is. We hebben daarom gekeken wat nodig is om sprints en alles eromheen goed te beheren, en daar is niets uit naar voren gekomen wat niet goed te implementeren is in moderne mapping software.

Het is wel belangrijk de software en de mogelijkheden ervan goed te kennen. We hebben gemerkt dat juist de geavanceerde functionaliteiten van de software erg handig kunnen zijn; bijvoorbeeld om een goed overzicht te creëren en door gebruik van filtering, iconen en kleuren dwarsdoorsneden te maken voor verschillende rapportages.

Voorbeeld van de mogelijkheden in een dashboard

Voorbeeld van de mogelijkheden in een dashboard

 

Hoe kun je zelf starten met deze tips?

Wil je een nieuw project starten? Begin dan met tip 1, breng de stakeholders in kaart en organiseer een sessie waarin via livemappen alle wensen en behoeften in kaart worden gebracht. De map die hieruit voort komt kun je steeds meer uitbreiden, door middel van breakdowns, schattingen, leerpunten etc. zodat er stukje bij beetje een dashboard ontstaat. Neem contact met ons op voor tips hoe je dit het beste kan doen zodat de map en het proces overzichtelijk blijven.

Ben je al bezig met je team in een agile omgeving? Dan kun je beginnen met de sessies (retrospective, review, refinement etc.) direct vast te leggen in een map. Hiervoor kun je gebruikmaken van livemappen. Op die manier wordt alle informatie die bij de sessies boven water komt direct (digitaal) vastgelegd. Door deze aan elkaar te knopen in een mindmap ontstaat er een dashboard. Dit dashboard kan je ook dynamisch koppelen aan een hoger gelegen dashboard zoals een OGSM, Business Canvas of INK dashboard.

Neem contact op met Academy of Minds als je hier meer over wilt weten.
Wil je zelf leren livemappen om de teamsessies goed te faciliteren, meld je dan aan voor de gratis webinar.

Deel dit artikel of reageer