Met mapping software kan iedereen slimmer gaan werken

Software om te (mind)mappen ontwikkelt zich meer en meer richting de metafoor van het Zwitserse zakmes van de productiviteitssoftware. Qua variëteit in toepassingen is het vergelijkbaar met Excel, maar het is visueler, intuïtiever en breder toepasbaar. Het maken van plaatjes helpt mensen sneller tot de kern te komen, complexiteit te begrijpen en scheelt bovendien veel leeswerk. Een plaatje zegt immers meer dan duizend woorden. Zeker als je dit samen ‘live’ doet; het zogenaamde ‘livemappen’.

Door Jerre Lubberts en Mathieu van der Wal

Fabrikanten van deze groep software voegen steeds meer functies toe. Naast de standaard visualisaties als bijvoorbeeld mindmaps, organisatie schema’s, beslisbomen en oorzaak en gevolg diagramen ook zogenaamde ‘visual maps’ als processchema’s, flowcharts, concept maps, doelenbomen, matrix-analyses, argumentenladders, diverse (management) dashboards, strokenplanningen (Gantt charts) en meer.

Vandaar dat de fabrikanten hun software namen geven als ‘Information Mapping software’, ‘Business Mapping software’ of ‘Visual Mapping software’ en steeds meer klanten ontdekken dat na de aanschaf van mapping software ze kunnen besparen doordat ze andere standaard ‘office software’ niet meer hoeven aan te schaffen.

Neem een kapstok als referentie

Maar hoe kun je al die nieuwe functies dan inzetten om je werkprocessen te verbeteren? Hoe kun je tijd besparen, meer overzicht houden, betere beslissingen nemen en oplossingen bedenken, beter presenteren en rapporteren, je creativiteit vergroten, beter samenwerken en ook (continu) meer leren?

Dit lijkt geen probleem. Je kunt inmiddels op meerdere plekken een (online) cursus volgen voor mapping software. Echter dit zijn voor het merendeel zogenaamde ‘knoppen trainingen’. De meerwaarde van mapping software zit juist in het slim leren combineren van al die (vaak geavanceerde) functies. Zodat je de ‘vertaling’ kunt maken naar jouw werkproces(sen). Een projectleider werkt anders dan iemand die beleidsstukken schrijft of iemand die een ondersteunende functie heeft. Vandaar dat we je in dit artikel een zetje in de goede richting willen geven.

2383953694_4b148d0a61

Als je op een dieper niveau kijkt dan doen we allemaal ongeveer hetzelfde. Of het nu om een taak gaat of een project(je) of proces. Daarom hebben we hiervoor een kapstok gemaakt. We beginnen in de meeste werkprocessen immers eerst met nadenken, vaak nadat we gegevens hebben verzameld en doen dit meestal in de vorm van een brainstorm (‘Ideation’). Of zelf of met een groep. Daarna presenteren we de resultaten zodat we er in een breder verband over kunnen nadenken en nemen we een beslissing. Bij de uitvoering kan het gaan om een paar taken, een groot project of zelfs een complex programma. Hierna nemen we, als het goed is, de tijd om te kijken wat er precies gebeurd is, wat we kunnen leren en hoe we dat de volgende keer kunnen ‘meenemen’.

We gebruiken deze ‘denk-beslis-doe-leer cyclus’, zie het plaatje hieronder, vooral als een kapstok om steeds slimmer te kunnen gaan werken. De kapstok is daarom ook te gebruiken om te beoordelen welke software-functies van een mapping softwarepakket je nodig hebt om elke stap van de cyclus goed te kunnen ondersteunen. Bovendien kun je veel tijd besparen als de informatie automatisch van de ene fase naar de andere in verschillende verschijningsvormen (Excel, word, mindmap, HTML-bestand etc.) kan worden hergebruikt. In dit artikel wordt die (WoM IRC) kapstok nader uitgelegd.

IdeaCycle

In dit ‘ei op zijn kant’ hebben we per stap/fase de ‘mapping functies’ opgenomen (niet uitputtend). Zo zie je bij ‘Decide’ de functie ‘Analytics view’, ‘Scenario’s’, ‘Tagging & Voting’ et cetera staan. En zo verder. Tip: Download een proefversie van de diverse mapping software pakketten voor specifieke uitleg per mapping functie en om er zelf mee te kunnen gaan oefenen.

Een voorbeeld case ‘het team uitje’

Stel, je moet voor het eerst een teamuitje organiseren. Dan begin je met ideeën te verzamelen (Ideation). Misschien kijk je eerst op internet en organiseer je daarna een brainstorm met een paar collega’s. Als je een top 3 met ideeën hebt dan werk je die verder uit en presenteer je die aan alle collega’s en vraag je feedback (Present & Think). Samen nemen jullie een besluit (Decide). Daarna ga je de feedback verwerken, het plan finetunen en gaan jullie met zijn allen erop uit (Do). Na het teamuitje vraag je hoe ze het vonden en probeer je daar leerpunten uit te halen die je de volgende keer ‘meeneemt’ zodat je niet in dezelfde valkuilen stapt of het wiel opnieuw gaat uitvinden (Learn).

Je kunt dan bijvoorbeeld een checklist maken zodat je de volgende keer veel makkelijker het proces opnieuw kunt doorlopen en het project kunt uitvoeren. Ditzelfde proces kun je ook doorlopen op het niveau van twee bedrijven samenvoegen of een nieuwe satelliet lanceren. Bij meer complexere handelingen of projecten is het raadzaam om na de Learn stap ook een zogenaamde ‘best practice’ definiëren en deze iedere keer valideren en verbeteren. Laten we iets meer in detail bekijken hoe ‘mapping software’ bij elke stap kan ondersteunen.

Ideation is méér dan brainstormen

ideeengenereren-xmind

Figuur 1. Ideeën genereren.

structureren

Figuur 2. Structureren m.b.v. de 5W+H (de wat-, waarom-, wie-, wanneer-, waar- en hoe vragen).

Vaak begin je zelf of met een groepje met een brainstorm. Mapping software is speciaal ontworpen om je maximaal te helpen om snel die ideeën te genereren (divergentiefase) en te structuren (convergentiefase). Mindmapping als techniek helpt je ideeën te genereren en beter met anderen samen te werken tijdens brainstorms. Zie ook de onderzoeken van Al-Jarf (1) en Paykoc (2).

‘Ideation’ betekent namelijk ideeën genereren en het verzamelen van bestaande ideeën kan al beginnen voor de brainstorm. Bijvoorbeeld door vooraf een mail rond te sturen met “welk idee heb jij?” of al op internet een kijkje te gaan nemen. Hierna kun je dit gaan presenteren aan de betrokkenen. Het projecteren van alles wat gezegd wordt op een scherm (via een beamer of groot LCD scherm) werkt het beste omdat mensen dan ook kunnen zien dat ze gehoord worden. Zie ook dit filmpje over livemapping. Dat geeft draagvlak voor de verdere stappen. Dit noemen we ‘live(mind)mapping’. Er zijn diverse werkvormen op basis van livemapping. In dit artikel over livemapping staat een uitleg.

Als je ideeën vooraf via bijvoorbeeld Google Forms verzameld of mensen vooraf een Excel sheetje laat invullen kan bij een aantal nieuwe generatie mapping pakketten de inhoud daarvan automatisch de brainstorm map laten ‘instromen’. Tijdens de brainstorm ga je dan samen structureren zodat je de resultaten ook na de brainstorm aan een bredere groep kan gaan presenteren. Bijvoorbeeld aan de budgethouder en degenen die niet bij de brainstorm waren. Een andere aanpak is om met een blanco werkblad te beginnen.

Meer professionele mapping pakketten ondersteunen de 5 fasen van de brainstorm en kunnen zogenaamde ‘floating topics’ maken, vergelijkbaar met het plakken van post-its. Dit is een belangrijk voordeel omdat je dan de genoemde ideeën op willekeurige plekken in je digitale werkvel kan plaatsen. Je hoeft dan niet (in de divergentiefase) direct te gaan clusteren. Dit geeft meer vrijheid bij het genereren van ideeën. Het stimuleert de flow van ideeën. Als er tijdens de brainstorm vragen worden gesteld dan kun je de ingebouwde browser openen en nieuwe informatie rechtstreeks de mindmap in slepen. Bijvoorbeeld: “Is Parijs wel veilig”.

informatieslepen

Figuur 3. Informatie uit de ingebouwde browser de mindmap direct ‘inslepen’.

Loopt de brainstorm vast door een gebrek aan fantasie of creativiteit? Maak dan gebruik maken van bijvoorbeeld inspiratie kaarten (‘challenge cards’; zie de figuur hieronder). Of gebruik een template als ‘de zes denkhoeden’ of ‘de concept fan’. Dat geeft de brainstorm weer een ‘boost’ en zorgt voor een hogere kwaliteit van het resultaat.

Fig 4. Gebruik van inspiratiekaarten bij het ‘vastlopen’.

Figuur 4. Gebruik van inspiratiekaarten bij het ‘vastlopen’.

Geavanceerd presenteren

De meeste mapping software biedt mogelijkheden om professioneel te presenteren vanuit je visual map. Je publiek ziet dan in tegenstelling tot een lineaire presentatie zoals met PowerPoint-achtig pakket, te allen tijde de structuur / rode draad van je presentatie. De takken die je wilt bespreken zijn in beeld en de andere takken blijven ingeklapt. Aan het einde kun je alles laten zien (zie figuur 5). Bovendien kun je commentaar, vragen en opmerkingen uit het publiek direct in de mindmap zetten. Zo krijg je meer betrokkenheid en draagvlak voor je conclusies of je hoofd boodschappen. Zie ook het onderzoek van Mento et al (3).

Fig 6. Screenshot voorbeeld van een presentatie m.b.v. mapping software.

Figuur 5. Screenshot voorbeeld van een presentatie m.b.v. mapping software.

Iteratie tussen Denk-Beslis-Doe-Leer

We hebben in onze voorbeeldcase, door te stemmen, tijdens de brainstorm al besloten waar we heen gaan. Nadat het voorstel aan de manager is gepresenteerd kunnen er nieuwe vragen of opmerkingen opkomen (meer budget, niet samen in een vliegtuig et cetera). De antwoorden of nieuwe beslissingen kunnen dan direct in de map worden opgenomen / aangepast. Vervolgens kan een planning worden gemaakt of verder worden gedetailleerd. Je doet dat door bijvoorbeeld de “Hoe” uit te werken en een opbreking te maken in een zogenaamde ‘Work Breakdown Structure’ (WBS).

Fig 6. Opbreking naar mijlpalen en taken; een zogenaamde work breakdown structure (WBS).

Figuur 6. Opbreking naar mijlpalen en taken; een zogenaamde work breakdown structure (WBS).

Modernere mapping software kan automatisch uit de visual map een zogenaamde strokenplanning genereren en deze ‘linken’ aan MS Project of Excel. Als je dan een wijziging in MS Project of Excel doorvoert dan wijzigt de visual map ook. Zo kun je veel tijd besparen in het managen van projecten. Zie ook het onderzoek van Holland B. & L. en Davies (4).

Fig 7. Automatisch gegenereerde strokenplanning in Excel.

Fig 7. Automatisch gegenereerde strokenplanning in Excel.

Fig 8. Ondersteuning voor het plannen van resources

Figuur 8. Ondersteuning voor het plannen van resources

Meer geavanceerde mapping software is flexibel in te richten, gebruiksvriendelijk en kan verschillende manieren van (slimmer) werken ondersteunen.

Fig 9. Voorbeeld inzet mapping software bij het ‘scrummen’.

Figuur 9. Voorbeeld inzet mapping software bij het ‘scrummen’.

Zo kan de software worden ingezet bij het zogenaamde ‘scrummen’, een onderdeel van Agile werken. Dit is een waarde gedreven (voor de klant) aanpak om slimmer te werken door bijvoorbeeld in kleine stapjes (incrementen) producten of software te ontwikkelen. Zie ook dit artikel over gebruik van mapping software bij Agile Werken.

Niet alleen monitoren maar ook leren en kennis hergebruiken.

Goede mapping software ondersteund niet alleen het monitoren van verschillende manieren van werken maar kan ook allerlei formele en informele informatiebronnen op een plek toegankelijk maken door middel van het leggen van hyperlinks of koppelen van een attachment aan een tak van de visual map. Zo kan een tak worden gebruikt voor een leerlogboek en een andere tak voor alle ideeën die dan later uitgewerkt kunnen worden. Dit wordt gebruikt voor het maken en onderhouden van persoonlijke-, project- of team dashboards. Mindmaps faciliteren het leerproces en het introduceren van nieuwe concepten. Zie ook het onderzoek van Goodnough and Long (5). Veel teams die we hebben begeleid in het slimmer gaan samenwerken hebben een mindmap team dashboard (in de cloud) met daarin o.a. een reeks van best practises en herbruikbare kenniscomponenten als checklists en templates.

Voordelen van het gebruik van mapping software

Het grootste voordeel van goede mapping software is dat alle stappen in je werk worden ondersteund door veel verschillende functies waarbij je niet opnieuw informatie over hoeft te tikken van (of naar) een ander (MS Office) software programma. Hoe beter de mapping software,  hoe meer werkprocessen worden ondersteund; brainstormen, presenteren, vergaderen, rapporteren, beslissen, kennis management, stakeholder mapping, account management, business analyses, (financiële) planningen, scenario planning, argument mapping en meer.

Fig 10. Overzicht van enkele functies van mapping software per stap in het werkproces.

Figuur 10. Overzicht van enkele functies van mapping software per stap in het werkproces.

Als je tijd investeert om goed na te denken over hoe precies dit soort software een compleet werkproces (voor jou en/of je team) kan ondersteunen hou je niet alleen te allen tijde overzicht en inzicht maar bespaar je ook veel tijd als het ontwerp van je ‘master map’ goed doordacht is. Deze genereert dan automatisch een overzicht, een planning, een product- of werk opbreking, een Word (vergader)verslag, actie- en besluiten in Excel, een .pdf, diverse management rapportages, een stakeholder map et cetera.

Hoe kunnen we je verder nog helpen?

Om deze en andere functionaliteiten toe te lichten m.b.v. kapstokken en methodieken organiseren we regelmatig gratis interactieve online sessies (webinars). We laten live voorbeelden en toepassingen zien van de verschillende mapping software. Meld je hiervoor aan via onze site.
Wil je hierbij hulp bij het vertalen van je werkproces naar een goed ontwerp van je ‘master map’ of wil je hulp bij het selecteren van de voor jou(w team) meest geschikte mapping software? Neem dan even contact met ons op.

Noot: de plaatjes in dit artikel zijn gemaakt met MindMeister, XMind en MindManager en add-ins van aHa!Coaching.

Bronnen

  1. Ideation: A study by Al-Jarf (2009) confirms that Mind Mapping software offers a powerful approach for improving the ability of anyone to generate, visualise and organise ideas. The subjects taking part in the study reported that the Mind Mapping tool encouraged creative thinking and they became faster at generating and organising ideas for their writing.
    Al-Jarf, R. (2009), ‘Enhancing Freshman students’ Writing Skills with a Mind Mapping software’. Paper presented at the 5th International Scientific Conference, eLearning and Software for Education, Bucharest, April 2009.
  2. A study by Paykoc et al (2004) showed when used for group brainstorming sessions, Mind Mapping was seen to enhance critical thinking and cooperation as well as providing a solid basis for collaborative problem-solving. Groups involved in the sessions reported that they enjoyed expressing their opinions in a participative and open climate.
    Paykoç, F., Mengi, B., Kamay, P. O, Onkol, P., Ozgur, B., Pilli, O. and Yildirim, H. (2004), ‘What are the Major Curriculum Issues?: The Use of MindMapping as a Brainstorming Exercise’. Paper presented at the First Int. Conference on Concept Mapping, Spain, 2004.
  3. Presenting: Mento et al (1999) observed that a number of executives made clear and compelling presentations using only a transparency of their Mind Map, without fumbling about with notes. They were also able to handle challenging questions with confidence. Their ability to handle the presented material in such an effective way was attributed to better recall of the information because it had been captured and stored in an integrated, radiating manner rather than linearly. They could also internalise it better because it was their unique representation of the information.
    Mento, A. J., Martinelli, P. and Jones R. M. (1999), ‘Mind Mapping in Executive Education: Applications and Outcomes’. The Journal of Management Development, Vol. 18, Issue 4.
  4. Project based working: A study by Holland et al (2003/2004)10 established Mind Mapping to be a valuable technique for helping someone plan and structure projects and assignments more effectively. The experimental subjects in this study were able to improve the structure, coherence and, consequently, the quality of their written work and were able to draw value from the technique for project managing practical work. Testimony that a Mind Map is an invaluable tool for planning and organising your thinking for any project.
    Holland, B., Holland, L. and Davies, J. (2003/2004), ‘An investigation into the concept of Mind Mapping and the use of Mind Mapping software to support and improve student academic performance’. Learning and Teaching Projects 2003/2004, pp 89-94.
  5. Goodnough and Long (2002) found Mind Mapping to be a useful strategy for introducing new concepts, providing a whole-class focus for a large research project, assessing learning of individuals and offering greater choice in how people chose to complete assignments and projects.
    Goodnough, K. and Long, R. (2002), ‘Mind Mapping: A Graphic Organizer for the Pedagogical Toolbox’. Science Scope, Vol. 25, No. 8, pp 20-24