Zo kies je de juiste kantoorruimte (deel 2)

Vorige keer gaven we je al een aantal punten waar je op moet letten bij het kiezen van een kantoorruimte. In dit artikel gaan we in op zaken als indeling, ligging en eventuele voorzieningen.

De beste tips om je energiekosten te verlagen

Punt 6: Indeling

Van te voren ruim voldoende tijd investeren in nadenken over wat je wil zal zich uiteindelijk later altijd lonen. Heb je er bijvoorbeeld al eens bij stilgestaan hoe jij de kantoorruimte die je wilt gaan huren wil indelen?

Hierbij heb je grof gezegd drie opties, namelijk:

  • Afgesloten werkplek
  • Open werkplek
  • Gedeelde werkplek

Afgesloten werkplek

Dit is het ‘model’ dat we het langst kennen op kantoorgebied. Mensen zitten in een bepaalde ruimte en voeren daar hun werk uit. Goed voor de concentratie, maar soms iets minder geschikt voor de communicatie.

Als je wilt kiezen voor afgesloten werkplekken, dan zal er in de te huren kantoorruimte de mogelijkheid moeten zijn om op deze manier te werken. Als het één grote ruimte betreft, dan is het plaatsen van tussenwanden een optie. Of je gaat op zoek naar een ruimte die al op de juiste wijze is ingericht.

Open of gedeelde werkplek

In veel kantoorruimtes is en wordt juist bewust gekozen voor open werkplekken. Communiceren met collega’s kan hier veel beter plaatsvinden en je krijgt ook veel meer mee van wat er allemaal gebeurd op de werkvloer.

De onderlinge verbondenheid tussen mensen zal door open werkplekken verbeteren en ook de productiviteit kan omhoog gaan.

Gedeelde werkplekken zijn in een tijd van flexibel werken ook zeker een optie om bij stil te staan. Als je één en hetzelfde bureau continu bezet kunt houden door er meerdere mensen op verschillende tijdstippen gebruik van te laten maken, dan zal dit bureau veel rendabeler zijn dan één die twee dagen per week leeg staat.

Punt 7: Ligging

Dit onderdeel van de voorbereidende fase heeft veel overlapping met locatie. Daar waar locatie ook nog zaken behelst zoals uitstraling en directe omgevingsfactoren, daar is ligging vooral de factor die gaat over hoe je op je locatie kunt komen.

De ligging is soms zelfs een bepalende factor in het hebben van succes. Als je een supergoed concept hebt, maar je zit op de verkeerde plek om het te verkopen, dan kan het zomaar zijn dat je toch strand zonder het verwachtte succes.

Stadscentrum

Ligging is ook een factor die veel invloed heeft op de huurprijs. Zeker kantoorruimtes met een ligging op een goed bereikbare plek zullen duurder zijn dan kantoorruimtes ergens achteraf met één keer in het uur een busverbinding naar het station.

Daarentegen hoeft een ligging op geruime afstand van het statin niet per definitie nadelig te zijn. Helemaal niet zelfs. Een ligging vlakbij een station betekent vaak een ligging in een centrum van een stad. En daar zijn de huurprijzen over het algemeen vrij fors te noemen.

Buitenwijk of verder

Een kantoorruimte huren in een buitenwijk of zelfs helemaal in het buitengebied zal financieel gunstiger zijn, gezien de lagere huurprijzen.

Als je doelgroep dan ook nog eens uit mensen bestaat die bij voorkeur met de auto reizen, dan doe je er goed aan om een kantoorruimte te zoeken op een plek waar mensen met de auto goed terecht kunnen.

Hoe is het met de verkeersdrukte? En op welke tijden verwacht je de meeste bezoekers te ontvangen in je kantoorruimte? Kleine puntjes, maar zeker wel puntjes om over na te denken als het gaat over de factor ‘ligging’.

Gids voor het inrichten van een thuiswerkplek – Bureau

Punt 8: Parkeren

Voortbordurend op de factor ligging volgt logischerwijs het parkeren. Als je doelgroep bestaat uit mensen die voor een groot deel per auto reizen, dan is parkeren zeker iets om even bij stil te staan.

Hoe jammer is het om, als je net de ideale kantoorruimte gevonden denkt gehuurd te hebben, moet concluderen dat de kosten die je elke dag moet maken om te kunnen parkeren eigenlijk de spuigaten uitlopen.

Er kan een flink deel van je budget opgaan aan parkeergeld. Dit geldt zeker als je kantoorruimte in het centrum van een stad gelegen is. Parkeergarages, parkeerautomaten en parkeerabonnementen kosten vaak handenvol geld. Voor zowel personeel als voor klanten.

De klant is koning

Niet alleen met het oog op je eigen parkeerkosten, maar ook met het oog op je klanten doe je er goed aan om jezelf, voordat je besluit een kantoorpand te gaan huren, even goed te verdiepen in het plaatselijke parkeerbeleid rondom dat kantoorpand.

Houd hierbij altijd in je achterhoofd dat de klant koning is en bekijk de punten die bepalen of een ligging goed is vanuit het oogpunt van je klanten. Je kunt wel denken dat ze het niet heel erg zullen vinden om voor dat kleine poosje dat ze op jouw kantoor te gast zijn parkeergeld moeten betalen, maar wees jezelf er van bewust dat niemand graag betaald voor parkeren.

En als je klanten regelmatig bij je langs willen komen, dan moet dit wel aantrekkelijk voor ze zijn. Hoge parkeerkosten kunnen op de lange termijn een barrière tussen jouw bedrijf en je klanten gaan vormen.

Punt 9: Netwerken

Dat je, zeker als startende ondernemer, niet kunt bestaan zonder gebruik te maken van het fenomeen ‘netwerken’ zal je ongetwijfeld bekend zijn.

Misschien had je er nog niet over nagedacht, maar in de voorbereiding bij het gaan huren van een kantoorruimte is het netwerkprincipe zeker iets om in je achterhoofd te houden.

Het kan in de eerste plaats misschien zelfs een leidraad zijn naar het vinden van de perfecte kantoorruimte. Wanneer je met behulp van je eventueel al opgebouwde netwerk ergens kantoorruimte kunt vinden, dan is dat altijd mooi meegenomen natuurlijk.

Huurder netwerk

Maar een tweede aandachtspunt op het gebied van netwerken en kantoorruimte zoeken is het punt van het uit kunnen breiden van je netwerk via een kantoorruimte.

Als ondernemer is de kans groot dat je aan een redelijk bescheiden werkplek of kantoorruimte in het begin genoeg zult hebben. Zeker als je helemaal zelfstandig actief bent in je onderneming. Dan heb je niet veel meer nodig dan een bureau, een stoel, een laptop en een telefoon.

Netwerk uitbreiden door de juiste keuzes te maken

Dan is het misschien eens goed om je bewust te zijn van waar je die stoel en dat bureau precies gelokaliseerd wil zien.

Als je kiest voor een plek in een bedrijfsverzamelgebouw waar veel contact is tussen de huurders onderling, dan gaat het uitbreiden van je netwerk bijna ongemerkt en vlekkeloos.

Op een locatie waar geen of maar minimaal contact tussen de diverse huurders bestaat, daar zal je op het gebied van je netwerk uitbreiden geen enkel extra profijt halen uit het kiezen voor een kantoorruimte op die locatie.

Punt 10: Inspiratie

Het laatste aandachtspunt, maar zeker niet het minst belangrijke. Misschien is dit juist wel het meest belangrijke onderdeel tijdens de voorbereidingsfase voor het kiezen van de juiste kantoorruimte.

Kort gezegd komt het er hier op neer: Staat de ruimte je wel aan? En dan niet op financieel gebied of qua locatie, ligging of service en dat soort zaken. Al die dingen die heel belangrijk zijn, maar niet allesomvattend. Wat jezelf ook continu moet blijven afvragen is: Vind je de sfeer van en rond je potentiële kantoorruimte eigenlijk wel prettig?

Je kantoor kan een nog zo mooie ligging en superscherpe huurprijs hebben, als je er elke dag met heel veel tegenzin naartoe moet dan zal het je uiteindelijk alleen maar geld kosten in plaats van opleveren.

Inspiratie halen uit je omgeving

Wat je als ondernemer als geen ander zult weten is, dat creativiteit van doorslaggevend belang zijn voor succesvol ondernemen.

Je geest moet de volle vrijheid krijgen om kansen te zien en te benutten. Als je jezelf teveel in gaat perken door te kiezen voor een kantoorruimte die alleen maar in allerlei ontzettend praktische opzichten de beste is, dan sla je het belangrijkste misschien wel over.

Ben je echt gelukkig met je gevonden kantoorruimte en kun je nieuwe inspiratie halen uit deze omgeving? Als het antwoord ‘nee’ is, geef dan je aanstaande verhuurder meteen een hand en ga op zoek naar een andere plek. En plek waar je inspiratie van krijgt en die jou alle kansen biedt om je verder te ontplooien als ondernemer.

Deel dit artikel of reageer